Geschenkkarten wirken auf den ersten Blick ziemlich einfach: Ein Kunde kauft eine Geschenkkarte, löst sie später ein und fertig. Komplexer wird es, wenn mehrere Gesellschaften beteiligt sind.
Was passiert beispielsweise, wenn eine Geschenkkarte von der Hauptfirma verkauft wird, der Kunde sie später aber bei einer Nebenfirma einlöst? Bei welcher Gesellschaft entsteht der Umsatz? Wo wird die Mehrwertsteuer ausgewiesen? Und wie wird der eingelöste Betrag zwischen den Gesellschaften verrechnet?
Genau mit diesem Szenario haben wir uns in einem aktuellen Odoo-Projekt beschäftigt.
In unserem Beispiel geht es um eine Geschenkkarte mit einem Geldwert von CHF 100, die später für unterschiedliche Waren oder Dienstleistungen eingesetzt werden kann. Die Umsetzung basiert auf Odoo 19.
Unser Beispiel:
CHF 100 Geschenkkarte, CHF 83 Einlösung
Die Hauptfirma verkauft eine Geschenkkarte im Wert von CHF 100. Zu diesem Zeitpunkt wurde noch keine Ware geliefert oder Dienstleistung erbracht.
In unserem Setup werden die CHF 100 deshalb nicht als Umsatz erfasst, sondern als Verpflichtung gegenüber dem Kunden auf einem Bilanzkonto für noch nicht eingelöste Geschenkkarten geführt.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Bank / Kasse | CHF 100.00 | |
| Geschenkkarten-verbindlichkeit | CHF 100.00 | |
| Total | CHF 100.00 | CHF 100.00 |
Der Kunde besitzt nun ein Guthaben von CHF 100. Gleichzeitig weist die Hauptfirma eine entsprechende Verpflichtung aus.
Und was passiert mit der MWST?
Hier ist entscheidend, um welche Art von Gutschein es sich handelt.
Die ESTV unterscheidet seit ihrer am 17. März 2025 veröffentlichten Praxisfestlegung ausdrücklich zwischen Wertgutscheinen und Leistungsgutscheinen. Ein Wertgutschein enthält einen Wert, aber keine bestimmte oder bestimmbare Leistung. Steuerlich wird er wie ein Zahlungsmittel behandelt: Beim Verkauf entsteht noch keine steuerbare Leistung; die MWST wird erst bei der späteren Einlösung abgerechnet. Quelle: Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV, MWST-Info 04 – Steuerobjekt, Ziff. 2.7.6.2 «Wertgutscheine».
Ein Leistungsgutschein ist dagegen bereits auf eine bestimmte oder bestimmbare Leistung ausgerichtet. In diesem Fall kann die Vereinnahmung des Kaufpreises bereits als Vorauszahlung gelten.
Dabei ist nicht nur entscheidend, was technisch in Odoo konfiguriert wurde. Auch die Formulierung auf dem Gutschein und in den AGB spielt eine Rolle. Die aktuelle MWST-Info 04 enthält beispielsweise einen Gutschein für eine Bergbahnfahrt, der trotzdem als Wertgutschein gilt, weil die AGB ausdrücklich erlauben, das Guthaben auch für andere Leistungen einzusetzen.
Für Unternehmen, die Wertgutscheine anbieten möchten, lohnt es sich deshalb, auch die konkrete Gutschein- und AGB-Gestaltung mit dem Treuhänder oder der Steuerberatung zu prüfen.
Die Geschenkkarte wird bei einer anderen Gesellschaft eingelöst
Später kauft der Kunde bei einer Nebenfirma Waren oder Dienstleistungen im Wert von CHF 83 inklusive 8,1 % MWST.
Für die Nebenfirma ergibt sich:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Netto-Umsatz | CHF 76.78 |
| MWST | CHF 6.22 |
| Total | CHF 83.00 |
Ein Gutschein ist kein Rabatt
Die CHF 83 dürfen bei der Nebenfirma nicht einfach als Rabatt oder Umsatzminderung behandelt werden.
Der Kunde hat Waren oder Dienstleistungen im Wert von CHF 83 bezogen. Die Nebenfirma hat diese Leistung erbracht und muss deshalb den vollständigen Umsatz sowie die entsprechende Mehrwertsteuer ausweisen.
Das Geld für die Geschenkkarte hat allerdings ursprünglich die Hauptfirma erhalten. Deshalb entsteht bei der Nebenfirma eine Forderung gegenüber der Hauptfirma.
Die Buchung sieht vereinfacht so aus:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderung ggü. Hauptfirma | CHF 83.00 | |
| Umsatz | CHF 76.78 | |
| Geschuldete MWST | CHF 6.22 | |
| Total | CHF 83.00 | CHF 83.00 |
Damit wird der Umsatz bei der Gesellschaft ausgewiesen, welche die Leistung tatsächlich erbracht hat. Gleichzeitig bleibt sichtbar, dass der Nebenfirma der eingelöste Betrag wirtschaftlich noch von der Hauptfirma zusteht.
Jetzt kommt die Intercompany-Verrechnung
Nach der Einlösung steht auf dem Forderungskonto der Nebenfirma ein Saldo von CHF 83.
Diese Beträge werden gesammelt und periodisch mit der Hauptfirma abgerechnet. In unserem Beispiel beträgt der auszugleichende Betrag CHF 83.
Wichtig ist dabei die wirtschaftliche Betrachtung: Mit dieser Verrechnung wird nicht nochmals die Leistung an den Endkunden verkauft. Vielmehr wird die Forderung ausgeglichen, die durch die Einlösung der Geschenkkarte bei der Nebenfirma entstanden ist.
Für die technische Abbildung in Odoo verwenden wir dafür einen Verrechnungsprozess über eine Rechnung und ein entsprechendes Produkt.
In der Nebenfirma:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Debitor Hauptfirma | CHF 83.00 | |
| Forderung ggü. Hauptfirma | CHF 83.00 | |
| Total | CHF 83.00 | CHF 83.00 |
Damit wird das Forderungskonto aus der Geschenkkarten-Einlösung ausgeglichen.
Über die Odoo-Intercompany-Funktion wird in der Hauptfirma die entsprechende Lieferantenrechnung erzeugt:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Geschenkkartenverbindlichkeit | CHF 83.00 | |
| Kreditor Nebenfirma | CHF 83.00 | |
| Total | CHF 83.00 | CHF 83.00 |
Dadurch reduziert sich bei der Hauptfirma die ursprünglich gebildete Geschenkkartenverbindlichkeit.
Die anschliessende Zahlung der Intercompany-Rechnung ist ein normaler Zahlungsprozess und unabhängig von der eigentlichen Geschenkkartenlogik.
Die konkrete steuerliche Behandlung der Intercompany-Verrechnung hängt von der jeweiligen Unternehmensstruktur und dem Sachverhalt ab und sollte entsprechend geprüft werden.
Was passiert mit den verbleibenden CHF 17?
Nach der Einlösung verbleibt beim Kunden ein Restguthaben von CHF 17.
Sobald auch die Intercompany-Verrechnung verarbeitet wurde, verbleibt bei der Hauptfirma entsprechend eine Geschenkkartenverbindlichkeit von CHF 17.
Die Situation sieht danach so aus:
| Vorgang | Hauptfirma | Nebenfirma |
|---|---|---|
| Geschenkkarte verkauft | CHF 100 Verpflichtung | – |
| Kunde löst CHF 83 ein | – | CHF 83 Umsatz inkl. MWST |
| Intercompany-Ausgleich | Verpflichtung reduziert sich um CHF 83 | Forderung von CHF 83 wird ausgeglichen |
| Forderung aus Einlösung danach | – | CHF 0 |
| Verbleibende Geschenkkartenverpflichtung | CHF 17 | – |
| Verbleibendes Kundenguthaben | CHF 17 | – |
Damit ist der Prozess nach erfolgter Verrechnung wieder vollständig abgestimmt.
Praxis-Hinweis
Was passiert zwischen Einlösung und Intercompany-Verrechnung?
In der Praxis erfolgt die Intercompany-Abrechnung häufig gesammelt, beispielsweise einmal pro Monat. Löst der Kunde die CHF 83 bereits im Dezember ein, die Verrechnung erfolgt aber erst im Januar, steht bei der Hauptfirma zunächst weiterhin die ursprüngliche Geschenkkartenverbindlichkeit von CHF 100 in der Buchhaltung.
Das Kundenguthaben beträgt zu diesem Zeitpunkt jedoch bereits nur noch CHF 17. Die CHF 83 Differenz sind nicht verschwunden: Wirtschaftlich besteht dafür nun eine Verpflichtung gegenüber der Nebenfirma statt gegenüber dem Kunden.
Für einen Periodenabschluss sollte dieser zeitliche Versatz deshalb berücksichtigt werden. Je nach Abschlussprozess kann die Intercompany-Verrechnung noch in der betreffenden Periode verarbeitet oder der bereits eingelöste Betrag entsprechend abgegrenzt beziehungsweise auf eine Verbindlichkeit gegenüber der Nebenfirma umgegliedert werden.
Vereinfacht gilt vor der Verrechnung:
Geschenkkartenverbindlichkeit Hauptfirma – noch nicht verrechnete Einlösungen = verbleibendes Kundenguthaben
Wie eine solche Abgrenzung konkret vorgenommen wird, sollte mit der für die Buchhaltung zuständigen Person beziehungsweise dem Treuhänder abgestimmt werden.
Was, wenn der Einkauf höher ist als das Guthaben?
Hat der Kunde beispielsweise nur noch CHF 17 Guthaben, kauft aber für CHF 50 ein, werden die verfügbaren CHF 17 über die Geschenkkarte abgedeckt. Die verbleibenden CHF 33 bezahlt der Kunde mit einer anderen Zahlungsmethode.
An der grundsätzlichen Logik ändert sich dadurch nichts: Nur der tatsächlich verwendete Geschenkkartenbetrag reduziert das Guthaben und fliesst in die Intercompany-Verrechnung ein.
Wie lässt sich das konkret in Odoo 19 umsetzen?
Für diese Lösung mussten wir keine eigene Geschenkkartenlogik entwickeln. Die benötigten Bausteine sind bereits in Odoo vorhanden.
Entscheidend ist deren Zusammenspiel.
1. Ein gemeinsames Geschenkkartenprogramm
In unserer Odoo-19-Instanz befindet sich die Konfiguration unter:
Point of Sale → Products → Gift Cards & eWallet
Damit dasselbe Programm von mehreren Gesellschaften verwendet werden kann, bleibt das Feld Company leer. Zusätzlich werden die benötigten Point-of-Sale-Konfigurationen der beteiligten Gesellschaften hinterlegt.
Weiterführend: Odoo 19 Documentation – Multi-company
In unserem konkreten Prozess verkauft ausschliesslich die Hauptfirma Geschenkkarten.
Verkauft auch eine Nebenfirma Geschenkkarten, braucht es für diese Richtung ebenfalls eine passende Kontierung und eine entsprechende Verrechnungslogik.
Weiterführend: Odoo 19 Documentation – Gift cards and eWallets
2. Die Kontierung unterscheidet sich je Gesellschaft
Ein wichtiger Baustein für diese Lösung ist, dass die verwendeten Produktkonten in Odoo gesellschaftsabhängig konfiguriert werden können.
Dasselbe Discount-Produkt kann dadurch in der Hauptfirma anders buchen als in der Nebenfirma.
In unserem Beispiel:
| Produkt / Verwendung | Hauptfirma | Nebenfirma |
|---|---|---|
| Geschenkkartenprodukt | Geschenkkartenverbindlichkeit | – |
| Discount-Produkt bei Einlösung | Geschenkkartenverbindlichkeit | Forderung ggü. Hauptfirma |
In der Hauptfirma reduziert eine direkte Einlösung damit die bestehende Geschenkkartenverbindlichkeit. In der Nebenfirma entsteht dagegen die Forderung gegenüber der Hauptfirma.
Dasselbe Produkt erfüllt damit abhängig von der Gesellschaft eine unterschiedliche buchhalterische Funktion.
3. Ein Verrechnungsprodukt übernimmt den Intercompany-Ausgleich
Für die periodische Abrechnung verwenden wir zusätzlich ein gemeinsames Produkt:
Verrechnung Geschenkkarten
Das Produkt wird als Service angelegt und ebenfalls gesellschaftsabhängig kontiert.
In der Nebenfirma wird darüber die Forderung gegenüber der Hauptfirma ausgeglichen. In der Hauptfirma reduziert die Gegenbuchung die bestehende Geschenkkartenverbindlichkeit.
Damit kann dasselbe Verrechnungsprodukt auf beiden Seiten verwendet werden, obwohl es je Gesellschaft eine andere buchhalterische Funktion erfüllt.
Was gehört in die Abstimmung?
Für eine vollständige Kontrolle betrachten wir drei Grössen:
-
Offenes Kundenguthaben
Die verbleibenden Salden der noch nicht vollständig eingelösten Geschenkkarten. -
Geschenkkartenverbindlichkeit der Hauptfirma
Der Saldo des entsprechenden Bilanzkontos. -
Noch nicht verrechnete Einlösungen der Nebenfirmen
Die auf dem Forderungskonto gegenüber der Hauptfirma aufgelaufenen Geschenkkarten-Einlösungen. In unserem Setup wird dafür das Konto 1095 Forderung ggü. Hauptfirma – Geschenkkarten verwendet.
Nach vollständig erfolgter Intercompany-Verrechnung sollte die dritte Position wieder null sein. Dann lassen sich das offene Kundenguthaben und die verbleibende Geschenkkartenverbindlichkeit direkt miteinander vergleichen.
Solange noch nicht verrechnete Einlösungen vorhanden sind, müssen diese bei der Abstimmung mitberücksichtigt werden.
Was passiert mit Geschenkkarten, die nie eingelöst werden?
In unserem Beispiel bleiben nach der Einlösung CHF 17 Guthaben bestehen.
Was passiert aber, wenn dieses Guthaben nie eingelöst wird oder eine Geschenkkarte irgendwann ausgebucht werden muss?
Das bringt nochmals eigene buchhalterische und steuerliche Fragen mit sich. Deshalb behandeln wir diesen Fall bewusst nicht nebenbei in diesem Artikel, sondern separat.
Fazit
Geschenkkarten innerhalb einer einzelnen Gesellschaft sind vergleichsweise einfach. Sobald eine Geschenkkarte jedoch von einer Gesellschaft verkauft und bei einer anderen eingelöst wird, reicht es nicht mehr, nur auf die Funktion im POS zu schauen.
Die eigentliche Herausforderung liegt in der Prozess- und Buchungslogik dahinter. Die verkaufende Gesellschaft muss ihre noch offene Verpflichtung nachvollziehen können. Die Gesellschaft, welche die Leistung erbringt, muss ihren Umsatz korrekt ausweisen. Und zwischen beiden Gesellschaften braucht es einen sauberen und abstimmbaren Ausgleich.
Besonders relevant wird das bei periodischen Intercompany-Verrechnungen. Dann gehören neben dem Kundenguthaben und der Geschenkkartenverbindlichkeit auch die bereits eingelösten, aber noch nicht verrechneten Beträge in die Abstimmung.
In diesem Projekt haben wir deshalb zuerst den manuellen Buchungs- und Verrechnungsprozess definiert und getestet. Erst wenn diese Logik zuverlässig funktioniert, bauen wir die Automatisierung der periodischen Intercompany-Verrechnung darauf auf. Genau dieses Vorgehen ist für uns bei komplexeren Odoo-Prozessen entscheidend: zuerst verstehen und validieren, danach automatisieren.
Odoo bringt bereits viele der dafür benötigten Bausteine mit. Entscheidend ist, sie so miteinander zu verbinden, dass der gesamte Prozess stimmt.
Denn ein Gutschein ist eben nicht einfach ein Rabatt.
Ihr habt einen ähnlichen Odoo-Prozess?
Odoo Multi-Company wird schnell anspruchsvoll, sobald Prozesse nicht an der Gesellschaftsgrenze aufhören.
Wir unterstützen Unternehmen dabei, solche Abläufe fachlich sauber zu strukturieren und anschliessend sinnvoll in Odoo umzusetzen.
D!ENSTAG Technology AG
Odoo Consulting, Implementierung und Integration.